tugas4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil?
KOMUNIKASI
Komunikasi adalah organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari.
Adapun agar komunikasi yang dilakukan antar 2 orang atau lebih bisa berhasil baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
a. Jelas, yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.
b. Tepat, dalam halo rang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perlu disampaikan.
c. Sasaran, tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim.

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel?
Perkembangan Penyimpangan Data
Perkembangan penyimpangan data yang diperlukan suatu perusahaan ysng sewaktu-waktu dapat diambil dengan mudah dan cepat berkembang sering dengan perkembangan kemajuan teknologi.
Kalau dulu semua surat dianggap penting akan disimpan kedalam suatu tempat tertentu maka dengan perkembangan perusahaan tempat yang dibutuhkan untuk penyimpanan data semakin besar. oleh karena itu dicari cara yang lebih efisien dalam menyimpan data yang penting bagi perusahaan.
perkembangan teknologi yang sangat membantu meringankan beban petugas penyimpanan data adalah perkembangan teknologi dibidang computer, dimana dengan perkembangan teknologi computer maka sekarang dapat digunakan mesin-mesin Electronic Data Processing, pita-pita suara, laser disc, compact disc, dsb.
Dengan mengikuti perkembangan computer maka dapat diikuti kemudahan yang bisa dilakukan dalam penyimpanan data maupun dalam penemuan data kembali. Hanya saja semua papers dalam suatu filing tidaklah harus disimpan selamanya atau harus disimpan semuanya.


3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui?

Penyusunan Papers ke Dalam File
Mengingat pentingnya papers dalam kemajuan perusahaan maka penyimpanan papers ke dalam file dengan aman sangat diperlukan sehingga papers tersebut dapat dijamin keabsahannya, kebersihannya maupun keamanannya.
untuk menunjang keamanan penyimpanan papers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya :
1. sistem penyusunan papers menurut abjad.
2. sistem penyusunan papers menurut subyek.
3. sistem penyusunan papers menurut nomor.
4. sistem penyusunan papers menurut daerah.
5. sistem penyusunan papers menurut waktu.

4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja?

Prinsip-Prinsip Pemakaian Tata Kerja, Prosedur dan Sistem Kerja
Prinsip-pinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja suatu instansi adalah sbb :
1. tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
2. untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsure kegiatan organisasi dan sebagainya.
3. pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
4. selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
5. dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya surat prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling berhubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju kearah satu tujuan.
6. dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
7. disamping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampila tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja.